DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica Al contestar refiérase al oficio No.12494 9 de diciembre, 2011 DFOE-EC-0612 Ingeniero Walter Quirós Ortega Secretario de la Junta Directiva OFICINA NACIONAL DE SEMILLAS Estimado señor: Asunto: Aprobación del presupuesto inicial del período 2012 de la Oficina Nacional de Semillas. Con el propósito de que lo haga de conocimiento de los señores miembros de la Junta Directiva, y se emitan las instrucciones a las instancias que resulten pertinentes, me permito remitirle el presupuesto inicial de esa entidad aprobado por la suma de ¢553.483,9 miles. Sobre el particular, le indicamos lo siguiente: 1. CONSIDERACIONES GENERALES 1.1. Origen del estudio y alcance El estudio se originó en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, 18 de su Ley Orgánica No. 7428 y otras leyes conexas. Para el análisis respectivo, se han tenido a la vista los siguientes documentos: el presupuesto ordinario y el plan operativo institucional, que fueron aprobados por la Junta Directiva, según consta en el acta de la sesión No. 616, celebrada el 28 de setiembre de 2011, y que fueran remitidos con el oficio No. ONSS 203-2011 del 29 de setiembre del mismo año. El estudio se realizó de acuerdo con la normativa jurídica aplicable según las circunstancias, la normativa técnica que rige la materia y la emitida por la Contraloría General de la República, según su competencia. El cumplimiento del bloque de legalidad en relación con la etapa de formulación y aprobación interna es responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados, por lo que este análisis se fundamenta en las cert ...

1 2 Sr. Gregorio Segura Coto 18 de junio, 2002 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº 14292 05 de diciembre, 2003 DI-AA-3213 Ingeniero Orlando González Villalobos Director Ejecutivo Oficina Nacional de Semillas Estimado señor Asunto: Contrato para la compra de vehículos suscrito con la empresa Purdy Motor S.A., el cual se origina en el procedimiento de contratación directa con sustento en el oficio No. 11617 del 16 de octubre de 2003 de la División de Asesoría y Gestión Jurídica de esta Contraloría General. Nos referimos a su oficio ONS 459-03-D.A.E del 19 de noviembre de 2003, mediante el cual somete a nuestra consideración -a efectos de otorgar el refrendo constitucional- el Contrato para la compra de vehículos suscrito con la empresa Purdy Motor S.A. Habiendo realizado el análisis de los documentos remitidos, procedemos a otorgarle el refrendo constitucional bajo los términos de la autorización para contratar en forma directa, concedida por la División de Asesoría y Gestión Jurídica de este Órgano Contralor, mediante oficio No. 11617 del 16 de octubre del año en curso. Finalmente, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa Oficina contar con los recursos suficientes y disponibles que le permitan enfrentar las erogaciones respectivas. Atentamente, Lic. Randall Vargas Mata Fiscalizador Asociado RVM/hcha ci Archivo Central Ni: 23026 2003601746 ( Contratos ] ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Al contestar refiérase al oficio Nº División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Al contestar refiérase al oficio Nº 13481 20 de noviembre, 2003 FOE-AM-0561 Ingeniero Emilio Fournier C. Jefe Administrativo Financiero Oficina Nacional de Semillas Estimado señor: Asunto: Se autoriza a la Oficina Nacional de Semillas para que ajuste la Partida de Servicios Personales. Mediante oficio No ONS 0450-03DA del 12 de noviembre de 2003, indica que esa Oficina detectó un error en el monto disponible de un renglón que constituye fuente de ingreso, por lo que se presentó faltante por 795.038,20 colones en la partida de Servicios Personales, lo que puede ser subsanado mediante disponible en otros renglones, ajuste que se relaciona con la Modificación Externa No 3 aprobada por esta Contraloría General. Al respecto se concede la autorización para realizar el ajuste presupuestario propuesto, esto con carácter de excepción y en estricto apego a lo solicitado. Se deberá detallar en el informe de ejecución presupuestaria respectivo los cálculos aritméticos y su aplicación, bajo entera responsabilidad de esa Administración. Atentamente, Licda. Lilliam Marín Guillén, MBA Gerente de Área OBM/mcmd ci Área de Contabilidad y Presupuesto, ONS Archivo Central Expediente ONS NI 22359 Oficio con disposiciones y/o recomendaciones ] ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Al contestar refiérase al oficio Nº División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Al contestar refiérase al oficio Nº11150 7 de octubre, 2003 FOE-AM-0463 Ingeniero Orlando González Villalobos Director Ejecutivo Oficina Nacional de Semillas Estimado señor: Asunto: Aprobación de la Modificación Externa Nº 3, al presupuesto ordinario del ejercicio económico del año 2003 de la Oficina Nacional de Semillas. Con la aprobación de la Contraloría General de la República, se remite la Modificación Externa Nº 3-03, por la suma de ¢3.234.264.50, recibida en este órgano fiscalizador el 30 de setiembre de 2003. Al respecto se comunica que la correcta aplicación de los cálculos aritméticos, referentes a los pagos por concepto de compensación de vacaciones, así como el estricto apego a la normativa que rige la materia, constituyen responsabilidad absoluta de la Administración. Atentamente, Licda. Lilliam Marín Guillén, MBA Gerente de Área OBM/mcmd ci Jefe Departamento Administrativo Financiero, ONS Área de Contabilidad y Presupuesto, ONS Archivo Central Expediente ONS (2003600403) ce Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Hacienda NI 18307 Aprobaciones presupuestarias ] ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Al contestar refiérase al oficio Nº 8968 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Señor -2- -2001 19 de agosto, 2003 FOE-AM-370 Ingeniero Orlando González Villalobos Director Ejecutivo Oficina Nacional de Semillas Estimado señor: Asunto: Aprobación de la modificación externa Nº 2-2003 por la suma de ¢26.500.000.00, de la Oficina Nacional de Semillas. Con la aprobación de la Contraloría General de la República, se remite la modificación externa Nº 2-2003, recibida en esta Contraloría General el 06 de agosto de 2003. Por otra parte, se comunica que la reclasificación presupuestaria, referente al contenido económico para prevenir situaciones de riesgo inminente de emergencia y atención de emergencias, conforme lo dispone la Ley Nacional de Emergencias, y que se consigna en esta Modificación, permite dar por atendida la disposición contenida en el inciso c) del punto 4.1, del oficio Nº12940 (FOE-AM-492), de fecha 23 de octubre de 2002 y reiterada en el oficio Nº7107 (FOE-AM-308) del 3 de julio de 2003. Atentamente, Licda. Lilliam Marín Guillén, MBA Gerente de Área OBM/mcmd ci Junta Directiva, Oficina Nacional de Semillas Jefe de Presupuesto, Oficina Nacional de Semillas Autoridad Presupuestaria Archivo Central Expediente O.N.S. (2003006789) NI 14376 Aprobaciones presupuestarias ] ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Ing. Orlando González Villalobos 9 30 de julio, 2003 AL CONTESTAR REFIÉRASE AL NO. 08067 30 de julio, 2003 DI-CR- 307 Ingeniero Orlando González Villalobos Director Ejecutivo OFICINA NACIONAL DE SEMILLAS Estimado señor: Asunto: Procedencia de nombramiento de auditor interno en Oficina Nacional de Semillas. Me refiero a su atento oficio Nº ONS 203-03 D.E. de 5 de junio, mediante el cual somete a consideración de esta Contraloría General “si procede el trámite de apertura de plaza de Auditor Interno ante la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria o si ante las circunstancias actuales de limitación de gasto, la Oficina puede continuar aplicando directamente sus controles con la fiscalización de una auditoría externa”. Sobre el particular, me permito señalar lo siguiente: Importancia de la auditoría interna La importancia y necesidad de la existencia de una unidad de auditoría interna dentro de una institución queda legal y fundamentalmente determinada en el artículo 20 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, al disponer que todos los entes y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República (el subrayado no es del original) deben contar con su propia auditoría interna. No obstante, deja abierta la posibilidad de que una entidad sea eximida de esta obligación, siempre y cuando así lo disponga el Órgano Contralor. Al exigir por mandato legal que todos los entes y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República cuenten con una unidad de auditoría interna, se evidencia el interés del legislador porque las entidades y órganos públicos se beneficien con una unidad que contribuirá a que se ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Al contestar refiérase al oficio Nº 7107 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Señor -2- -2001 3 de julio, 2003 FOE-AM-308 Ingeniero Orlando González Villalobos Director Ejecutivo Oficina Nacional de Semillas Estimado señor: Asunto: Aprobación de la modificación externa Nº 1-2003 por la suma de ¢350.000.00, de la Oficina Nacional de Semillas. Con la aprobación de la Contraloría General de la República, se remite la modificación externa Nº 1-2003, recibida en esta Contraloría General el 23 de junio de 2003. Por otra parte, se reitera, que esa Administración, deberá tener presente lo indicado en el párrafo tercero del oficio 7016 (FOE-AM-303) de fecha 01-de julio de 2003, referente al cumplimiento de lo dispuesto en el inciso c), del punto 4.1, del oficio 12.940 (FOE-AM-492), del 25 de octubre del año 2002. Atentamente, Licda. Lilliam Marín Guillén, MBA Gerente de Área OBM/mcmd ci Junta Directiva Oficina, Nacional de Semillas Jefe de Presupuesto, Oficina Nacional de Semillas Autoridad Presupuestaria Archivo Central Expediente O.N.S. (2003005317) NI 11168 Aprobaciones presupuestarias ] ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Al contestar refiérase al oficio Nº 7016 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Agropecuarios y de Medio Ambiente Señor -2- -2001 1 de julio, 2003 FOE-AM-303 Ingeniero Orlando González Villalobos Director Ejecutivo Oficina Nacional de Semillas Estimado señor: Asunto: Aprobación del presupuesto extraordinario Nº 1-2003 por la suma de ¢61.394.455.54, de la Oficina Nacional de Semillas. Con la aprobación de la Contraloría General de la República, se remite el presupuesto extraordinario Nº 1-2003, recibido en esta Contraloría General el 23 de junio de 2003. Al respecto se indica que la aplicación de los recursos aprobados, deberá ser específicamente “para un programa permanente orientado a la producción de semilla certificada libre de plagas”, de conformidad con lo establecido en el Decreto Nº 30973-MAG, publicado en el Alcance Nº 9 a la Gaceta Nº 26, de fecha 6 de febrero de 2003, referente al establecimiento de una carga tributaria de $1.20 por cada tonelada métrica de arroz importado. Por otra parte, se comunica que a la fecha, no se ha recibido en este órgano contralor, la modificación externa mediante la cual se reclasifica el monto de ¢1.000.0 miles consignado en la partida Asignaciones Globales, para prevenir situaciones de riesgo inminente de emergencia y atención de emergencias; tal y como se dispuso en el inciso c) del punto 4.1, del oficio 12940 (FOE-AM-492), de fecha 23 de octubre de 2002. Al respecto se concede un plazo de 15 días hábiles contados a partir del recibo de este oficio para que cumplan con este requerimiento lo que constituiría requisito indispensable para realizar trámites de documentos presupuestarios ante esta Contraloría General. Atentamente, Licda. Lilliam Marín Guillén, MBA Gerente de Área OBM/mcmd ci Junta Directiva, Oficina Nacional de Semillas Jefe de Presupuesto, Ofic ...

1 2 Lic. Sergio Madelomar Fallas 30 de enero, 2003 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº 03845 21 de abril, 2003 DI-AA-970 Ingeniero Emilio Fournier Castro Jefe, Departamento Administrativo Oficina Nacional de Semillas Estimado señor: Asunto: Se reitera la solicitud de foliar los documentos del acta de la Junta Directiva de la Oficina Nacional de Semillas En atención a su oficio No. D.A. 021-03 de 02 de febrero del año en curso, mediante el cual aclara que dentro de la estructura de la Oficina Nacional de Semillas no existe una auditoría interna y por ende reitera su solicitud de foliar los documentos del acta de la Junta Directiva de la entidad, le comunicamos que ante la inexistencia de una unidad de auditoría que tenga la competencia para realizar la legalización de libros, esta Contraloría General no encuentra inconveniente alguno en realizar tal trámite, conforme lo prevé el artículo 37 inciso 5) de nuestra Ley Orgánica. Atentamente, Lic. Elías Delgado Aiza Fiscalizador EDA/sms ci: Archivo Central Ni: 2188 ( Criterios y Dictámenes ] ...

1 2 Ing. Emilio Fournier Castro 30 de enero, 2003 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº 00811 30 de enero, 2003 DI-AA-0200 Ingeniero Emilio Fournier Castro Jefe, Administrativo-Financiero Oficina Nacional de Semillas Estimado señor: Asunto: Se realizan algunas apreciaciones sobre la naturaleza jurídica de la Oficina Nacional de Semillas, a efecto de aclarar lo relacionado con el trámite de legalización de libros de actas de la Junta Directiva de esa entidad Damos respuesta su oficio No. ONS 265-02 D.E.A. de 31 de octubre del año en curso, mediante el cual nos manifiesta algunas apreciaciones sobre la naturaleza jurídica de la Oficina Nacional de Semillas, a efecto de aclarar lo relacionado con el trámite de legalización de libros de actas de la Junta Directiva de esa entidad. Si bien compartimos su criterio en cuanto a la naturaleza jurídica confusa que le otorgó la Ley No. 6289 a la Oficina Nacional de Semillas, al determinar por una parte que se encuentra adscrita al Ministerio de Agricultura y Ganadería y por otra que cuenta con independencia funcional en su funcionamiento operativo y en su administración tendrá personería jurídica propia, es lo cierto que independientemente de la naturaleza de la entidad, el artículo 22 inciso e) de la Ley de Control Interno es contundente al señalar que le corresponde al auditoría interna autorizar mediante razón de apertura los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional, por lo que para determinar el órgano competente para legalizar los libros es necesario de previo determinar la existencia o no de una auditoría interna que tenga su competencia sobre esa Oficina. Sólo ante la inexistencia de tal órgano –aspecto que no se aclara en su nota- le corresponderá a esta Contraloría General otorgar la legalización de libros, conforme lo señalado en el art ...